ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ (GDPR) A POUŽÍVÁNÍ COOKIES

​

1. SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Správce: Ing. Žaneta Zigová, IČO, se sídlem Varšavská 715/36, 120 00 Praha 2 (dále jen „Správce“), zpracovává osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy, zejména s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 („GDPR“).

Tyto zásady vysvětlují, jak Správce nakládá s osobními údaji svých klientů, potenciálních klientů a obchodních partnerů při poskytování služeb virtuální asistence.

​

2. KONTAKTNÍ ÚDAJE SPRÁVCE

Ing. Žaneta Zigová

E-mail: office@zannioffice.cz

Telefon: +420 728 887 361

Sídlo: Varšavská 715/36, 120 00 Praha 2

Web: www.zannioffice.cz

​

3. ZPRACOVÁVANÉ OSOBNÍ ÚDAJE

Správce zpracovává osobní údaje zejména v těchto případech:

1. při komunikaci prostřednictvím e-mailu, telefonu, sociálních sítí (jméno, e-mail, telefonní číslo, obsah zprávy),

2. při uzavírání smlouvy o poskytování služeb (identifikační, kontaktní a fakturační údaje),

3. při vedení účetnictví a vystavování faktur (údaje nezbytné pro daňové účely),

4. při plnění úkolů v rámci poskytovaných služeb (např. přístupy do online systémů, které klient dobrovolně poskytne),

5. prostřednictvím kontaktních formulářů, newsletterů ani marketingových kampaní.
    

4. ÚČEL A PRÁVNÍ ZÁKLAD ZPRACOVÁNÍ

Osobní údaje jsou zpracovávány pouze v rozsahu nezbytném pro naplnění těchto účelů:

1. plnění smlouvy – poskytování sjednaných služeb (např. tvorba webu, administrativní podpora, komunikace s klientem),

2. plnění právních povinností – vedení účetnictví a daňové evidence podle zákona,

3. oprávněný zájem správce – ochrana práv a oprávněných nároků, evidence spolupráce, zlepšování služeb, komunikace s klienty.
    

5. DOBA UCHOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobní údaje jsou uchovávány pouze po nezbytně nutnou dobu a v rozsahu nezbytně nutném a potřebném pro splnění příslušného účelu zpracování.

Kontaktní údaje potenciálních klientů jsou uchovávány po dobu 2 let od poslední komunikace.

Údaje klientů a smluvní dokumentace jsou uchovávány po dobu trvání smluvního vztahu a 3 roky po jeho ukončení.

Účetní a daňové doklady jsou uchovávány po dobu 10 let od jejich vystavení, dle zákona.

Přístupové údaje do systémů jsou uchovávány pouze po dobu trvání spolupráce, poté jsou bezpečně smazány nebo předány zpět klientovi.
 

6. SDÍLENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

V souladu se zásadou zákonnosti a transparentnosti zpracovávání osobních údajů, jsou Vaše osobní údaje zpracovávány zásadně v rámci interní struktury, avšak v některých případech jsme povinni Vaše osobní údaje sdílet i s dalšími subjekty. V takovém případě se však zavazujeme osobní údaje předat pouze takovým subjektům, u nichž je garantována dostatečná míra ochrany osobních údajů v souladu s platnými právními předpisy na ochranu osobních údajů. Ochrana Vašich osobních údajů je dále zaručena i smluvními závazky, certifikačními systémy a dalšími technickými a organizačními opatřeními.

Za splnění určitých podmínek jsme oprávněni zpřístupnit osobní údaje těmto subjektům:

1. účetní/daňové poradkyni pro vedení účetnictví a daňovou agendu,

2. poskytovatelům IT a hostingových služeb (např. e-mail, cloud, webhosting) v rozsahu nutném pro provoz služeb,

3. orgánům veřejné moci, vyžaduje-li to právní předpis.

Se všemi externími dodavateli je smluvně zajištěná mlčenlivost a zpracovatelské podmínky dle GDPR. Údaje jsou sdíleny vždy v nezbytném rozsahu.
 

7. ZABEZPEČENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Správce používá vhodná technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů, zejména:

1. zabezpečené heslo a dvoufázové ověření k účtům a systémům,

2. pravidelně aktualizovaný software,

3. uchovávání dat v šifrované a chráněné podobě,

4. omezený přístup pouze pro oprávněné osoby.
    

8. PRÁVA V SOUVISLOSTI S OCHRANOU OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Klient, jako „Subjekt údajů“ má následující práva:

1. právo na přístup k osobním údajům,

2. právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů,

3. právo na výmaz („být zapomenut“),

4. právo na omezení zpracování,

5. právo na přenositelnost údajů,

6. právo vznést námitku proti zpracování.

Pokud chcete některé z těchto práv uplatnit, napište prosím na e-mail: office@zannioffice.cz.

Vaší žádosti bude vyhověno bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 30 dnů.
 

9. COOKIES

Webové stránky www.zannioffice.cz používají pouze tzv. technické (nezbytné) cookies, které jsou nutné pro správnou funkci webu.

Tyto soubory neslouží k analytickým ani marketingovým účelům a neumožňují identifikaci návštěvníka.

Používáním těchto stránek vyjadřujete souhlas s jejich základním fungováním. Cookies můžete kdykoliv odstranit nebo zablokovat ve svém prohlížeči.

​

10. STÍŽNOSTI A DOZOROVÝ ORGÁN

Pokud se domníváte, že s Vašimi osobními údaji není zacházeno v souladu s právními předpisy, můžete se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů www.uoou.cz.

​

11. ZÁVĚR

Tyto zásady nabývají účinnosti dnem 1. 1. 2025.

Správce si vyhrazuje právo je v případě potřeby aktualizovat, vždy však v souladu s platnými právními předpisy.